Digitalización de documentos para empresas
Del archivo físico a información digital organizada
Digitalizar un archivo no consiste únicamente en escanear documentos.
Cuando existen grandes volúmenes de documentación, el proyecto requiere coordinar diferentes procesos para transformar los originales físicos en información digital organizada, accesible y preparada para su consulta y utilización posterior.
En Meydis gestionamos proyectos de digitalización documental para empresas, instituciones y Administraciones Públicas, coordinando las fases necesarias: recogida, preparación documental, digitalización, clasificación e indexación, control de calidad, entrega digital y gestión posterior de los originales.
Todo el proyecto documental, un solo interlocutor.
Servicio integral de digitalización y gestión documental
Mucho más que escanear documentos
Escanear permite obtener una representación digital de un documento físico. Un proyecto de digitalización documental va más allá.
Antes del escaneado puede ser necesario recoger, ordenar, clasificar y preparar físicamente la documentación. Después, los archivos pueden requerir indexación, incorporación de metadatos, controles de calidad, organización y preparación para su entrega.
ESCANEAR
Documento físico
Archivo digital
DIGITALIZAR Y GESTIONAR
Documento físico
Archivo digital
Información clasificada
Indexada
Comprobada
Localizable
Meydis puede coordinar estas fases dentro de un mismo proyecto, adaptando el proceso al volumen, tipología, estado de la documentación y necesidades posteriores del cliente.
¿Qué incluye un proyecto de digitalización de documentos?
Cada proyecto parte de una realidad diferente. El volumen, el estado de conservación, la organización inicial, la tipología de los originales y el nivel de indexación requerido condicionan la operativa.
Por eso, antes de digitalizar se define qué procesos necesita el proyecto.
RECOGIDA
PREPARACIÓN
DIGITALIZACIÓN
INDEXACIÓN
CONTROL DE CALIDAD
ENTREGA
GESTIÓN DEL ORIGINAL
Recogida y transporte de la documentación
El proyecto puede comenzar en las propias instalaciones del cliente. Meydis organiza la retirada y el traslado de la documentación hasta el centro donde se realizará su tratamiento, aplicando los procedimientos definidos para la operación.
De esta forma, la logística del archivo físico puede integrarse dentro del propio proyecto de digitalización.
Preparación documental
Antes de digitalizar, es necesario preparar correctamente la documentación. Dependiendo de las características del archivo, el proceso puede incluir:
Extracción de documentos de cajas, carpetas o archivadores
Clasificación y ordenación
Retirada de grapas, clips y otros elementos
Revisión del estado documental
Preparación de documentos delicados
Ordenación previa al escaneado
Esta fase adquiere especial importancia en expedientes, archivos históricos y fondos documentales de gran volumen.
Digitalización de documentos
Una vez preparada la documentación, se configura el proceso de digitalización en función de las características de los originales y de los requisitos establecidos para el proyecto.
Pueden definirse diferentes parámetros de resolución, color, escala de grises, blanco y negro, formato de salida o compresión. El objetivo es obtener una reproducción fiel y legible de la documentación, preservando los elementos que contienen información relevante.
Clasificación, indexación y metadatos
Digitalizar sirve de poco si después no puedes encontrar la información.
Los proyectos pueden incorporar procesos de clasificación e indexación documental, asociando metadatos a los archivos digitalizados para facilitar su organización, búsqueda y recuperación.
En función de cada proyecto pueden utilizarse campos como expediente, serie documental, subserie, referencia, fecha, tipología documental u otros criterios definidos por el cliente.
Así, la documentación física pasa a convertirse en información digital estructurada y recuperable.
Control de calidad documental
La digitalización no termina cuando una página pasa por el escáner. Antes de la entrega pueden establecerse procedimientos de control para comprobar legibilidad, integridad, orientación, resolución, nomenclatura, clasificación y correspondencia de metadatos.
El objetivo es detectar posibles incidencias antes de incorporar definitivamente los documentos al archivo digital del cliente. Es la diferencia entre entregar archivos escaneados y entregar un fondo digital organizado y controlado.
Entrega digital adaptada al proyecto
Una vez finalizados los procesos de digitalización, indexación y control de calidad, los archivos se preparan para su entrega de acuerdo con los requisitos establecidos con el cliente.
PDF y PDF/A
En función de las necesidades de consulta, archivo y conservación documental.
Estructuras de carpetas y nomenclaturas definidas
Para mantener la organización documental establecida.Transferencia segura de archivos
Mediante FTP/SFTP, soportes digitales u otros sistemas acordados.
Entrega o integración con repositorios
La configuración se define según el volumen, la estructura documental y los sistemas de destino del cliente.
Gestión de la documentación original
El destino de los originales puede formar parte del propio diseño del proyecto.
Devolución documental
Meydis prepara y coordina el retorno de la documentación a las instalaciones del cliente.
Custodia temporal
La documentación física puede mantenerse durante el periodo acordado dentro de la operativa definida para el proyecto.
Gestión de la destrucción documental
Cuando el cliente autoriza la eliminación de los originales, Meydis puede gestionar y coordinar el proceso de destrucción mediante proveedores especializados, de acuerdo con los requisitos establecidos.
Digitalización masiva de documentos y archivos
Cuando hablamos de miles de documentos, el reto ya no es solo escanear
Transformar unas pocas carpetas y abordar un archivo de miles de páginas o expedientes son operaciones muy diferentes.
A medida que aumenta el volumen, resulta más importante coordinar de forma homogénea la preparación, la digitalización, la clasificación, los controles de calidad, el tratamiento de los datos y la entrega.
VOLUMEN
PREPARACIÓN
DIGITALIZACIÓN
CLASIFICACIÓN
CALIDAD
TRATAMIENTO DE DATOS
ENTREGA
Los proyectos de digitalización masiva requieren planificación, capacidad operativa, trazabilidad y controles de calidad durante todo el proceso. Meydis puede abordar proyectos documentales de volumen mediante procesos planificados y escalables.
El objetivo no es simplemente convertir muchas páginas en archivos, sino transformar un fondo documental físico en información digital organizada y utilizable.
¿Qué tipos de documentos se pueden digitalizar?
Los proyectos pueden comprender diferentes tipologías y fondos documentales, entre ellos:
Expedientes administrativos
Documentación agrupada y organizada por expedientes.Contratos
Archivos contractuales y documentación asociada.Documentación administrativa
Documentación generada por los procesos internos de la organización.Documentación de clientes
Archivos físicos asociados a clientes y operaciones.Documentación financiera
Documentación contable, económica o de soporte administrativo.Expedientes de personal
Documentación laboral y administrativa vinculada a empleados.Informes
Documentación corporativa, técnica o administrativa en soporte físico.Archivos históricos empresariales
Documentación acumulada durante años que necesita conservarse, organizarse o hacerse más accesible.Fondos documentales
Grandes conjuntos de documentación que requieren criterios homogéneos de preparación, digitalización, clasificación e indexación.Fotografías y documentación gráfica
Material gráfico incluido dentro de archivos y fondos documentales.
Cuando la necesidad principal son planos, cartografía, documentación técnica o formatos de gran tamaño, recomendamos consultar el servicio específico de Digitalización de planos y grandes formatos.
Seguridad y trazabilidad en la digitalización documental
Tus documentos siguen siendo información sensible durante todo el proceso
Expedientes, contratos, documentación administrativa o archivos de clientes pueden contener datos personales e información confidencial. Por eso, la seguridad debe contemplarse desde la recogida de la documentación física hasta la entrega de los archivos digitales.
Control de acceso
Gestión del acceso a la documentación durante su tratamiento.Confidencialidad
Tratamiento de la información conforme a las condiciones definidas para el proyecto.Seguridad durante el transporte
Procedimientos para la retirada y traslado de la documentación.Manipulación controlada
Tratamiento de los originales durante las distintas fases del proceso.Seguridad de los archivos digitalizados
Gestión y entrega de la información mediante los procedimientos acordados.Protección de datos
Aplicación de los requisitos correspondientes al tratamiento de la información.
Entorno de seguridad y calidad de Meydis
Meydis cuenta a nivel corporativo con certificaciones y marcos de seguridad relacionados con la calidad y la protección de la información, entre ellos ISO 27001, ENS nivel medio e ISO 9001.
Para conocer el alcance y la aplicación de estas garantías, consulta la página de cumplimiento normativo y seguridad operativa.
¿Cuándo conviene externalizar la digitalización de documentos?
Cuando el archivo empieza a convertirse en un problema operativo
“Tenemos miles de documentos pendientes de digitalizar”
Un proyecto puntual de gran volumen puede requerir recursos y capacidad operativa difíciles de mantener internamente una vez finalizado.
“Nuestro equipo no puede dedicar recursos al proyecto”
Preparar, clasificar, digitalizar, indexar y comprobar documentación requiere tiempo y personal mientras la organización debe continuar con su actividad habitual.
“Necesitamos liberar espacio físico”
Los archivos acumulados pueden ocupar instalaciones que la organización necesita destinar a otros usos.
“Tenemos documentación que debemos preservar”
La digitalización puede facilitar la conservación y consulta de fondos documentales que llevan años almacenados.
“Tenemos la documentación, pero encontrarla consume demasiado tiempo”
La clasificación, indexación y utilización de metadatos permite convertir documentación física en información digital estructurada y recuperable.
Externaliza tu proyecto de digitalización documental con Meydis
Todo el proyecto documental, un solo interlocutor
La complejidad de una digitalización de volumen no está únicamente en transformar papel en archivos digitales, sino en coordinar correctamente cada una de las fases.
Meydis puede integrar dentro de un mismo proyecto recogida, preparación documental, digitalización, indexación, control de calidad, entrega digital, custodia temporal y gestión posterior de los originales.
Esto permite externalizar la operación sin tener que coordinar distintos proveedores para cada fase y mantener un único interlocutor para el conjunto de los procesos contratados.
¿Qué necesitamos saber para valorar tu proyecto?
No necesitas tener definida toda la solución antes de contactar con Meydis. Para realizar una primera valoración resulta especialmente útil conocer:
Volumen aproximado
Número estimado de páginas, documentos, expedientes o cajas.Tipología documental
Qué tipo de documentación compone el archivo.Formatos
Características físicas de los originales.Ubicación
Dónde se encuentra actualmente la documentación.Estado y organización
Cómo está almacenada y organizada en este momento.Indexación
Qué información necesitas asociar a los documentos digitalizados.Entrega
Cómo necesitas recibir o incorporar posteriormente los archivos.Destino de los originales
Si necesitas devolución, custodia temporal o gestión de su destrucción.Tú conoces tu archivo
Nosotros te ayudamos a plantear el proceso.Preguntas frecuentes
El alcance depende de cada proyecto. Puede incluir recogida y transporte, preparación y clasificación documental, digitalización, indexación y metadatos, control de calidad, organización y entrega de archivos digitales, custodia temporal y gestión posterior de los originales.
Escanear consiste principalmente en obtener una representación digital del original. Un proyecto de digitalización puede incorporar además preparación, clasificación, indexación, metadatos, controles de calidad y organización de los archivos para facilitar su búsqueda, consulta y utilización posterior.
Sí. Meydis puede abordar proyectos de digitalización masiva mediante procesos planificados y escalables. A medida que aumenta el volumen adquieren mayor importancia la preparación, la clasificación, la trazabilidad, los criterios homogéneos de tratamiento, los controles de calidad y la planificación de la entrega.
Pueden gestionarse expedientes, contratos, documentación administrativa, archivos históricos empresariales, documentación de clientes, documentación financiera, expedientes de personal, informes, fotografías y otros fondos documentales. Los planos y la documentación técnica de gran formato se abordan desde el servicio específico de Meydis para esa necesidad.
La indexación permite asociar metadatos a los archivos para facilitar su organización y recuperación. Dependiendo del proyecto pueden utilizarse campos como expediente, serie documental, subserie, referencia, fecha, tipología documental u otros criterios definidos por el cliente.
Pueden establecerse comprobaciones de legibilidad, integridad, orientación, resolución, nomenclatura, clasificación y correspondencia de metadatos con el objetivo de detectar incidencias antes de la entrega definitiva.
Los procedimientos se adaptan a las características del proyecto y pueden contemplar control de acceso, confidencialidad, seguridad durante el transporte y el tratamiento, gestión de los archivos digitales y protección de datos. Meydis cuenta además con certificaciones y marcos corporativos de seguridad y calidad cuyo alcance puede consultarse en su información de cumplimiento.
Meydis puede trabajar con PDF y PDF/A, además de definir nomenclaturas y estructuras de carpetas. La entrega puede realizarse mediante transferencia segura de archivos, FTP/SFTP, soportes digitales o los sistemas definidos para el proyecto. El procedimiento concreto se establece de acuerdo con las necesidades del cliente.
El destino de los originales se establece en función de cada proyecto. Meydis puede gestionar su devolución, mantenerlos en custodia temporal durante el periodo acordado o, cuando el cliente autoriza su eliminación, gestionar y coordinar su destrucción mediante proveedores especializados.
Para realizar una valoración resulta útil conocer el volumen aproximado, la tipología y formatos de los documentos, la ubicación, el estado de conservación, las necesidades de preparación e indexación, los requisitos de digitalización, el formato de entrega y el tratamiento previsto para los originales.